Waarom deze whitepaper lezen?
Iedereen krijgt dagelijks steeds meer informatie tot zich, thuis en op het werk. Meestal wordt deze informatie aangeboden op lokale netwerkschijven, ook wel fileshares genoemd. In dit whitepaper leest u zes 6 redenen om van een fileshare naar een document management systeem (DMS) in SharePoint Online te gaan.
In fileshares worden documenten opgeslagen in mappen die door de gebruiker zelf worden aangemaakt en ingedeeld. Het nadeel van een fileshare is dat de indeling van de mappen en documenten en de benaming ervan niet voor iedere gebruiker logisch is. Met het gevolg dat documenten niet gemakkelijk teruggevonden kunnen worden ook al staan ze op dezelfde netwerkschijf opgeslagen. En ook het beheren en archiveren van de informatie kost daardoor veel tijd en geld.
Sharepoint Online
SharePoint Online biedt een platform om al deze documenten en informatie op een gebruiksvriendelijke manier te ontsluiten en beschikbaar te stellen. Dit whitepaper beschrijft daarom de 6 redenen om van een fileshare naar een documentmanagement systeem (DMS) in SharePoint Online te gaan:
-
1. Automatisch versiebeheer
2. Samenwerken aan documenten met collega’s
3. Eén versie van de waarheid
4. Overal, op elk device en browser toegankelijk
5. Eenvoudig terugvinden van informatie
6. Bestanden eenvoudig delen